Lors de la conception d’un formulaire en entreprise, il faut répondre à plusieurs exigences :

créer un formulaire qui remplisse le besoin métier (gérer les informations nécessaires à l’objectif métier),
avec une ergonomie satisfaisante pour l’utilisateur,
tout en respectant les contraintes techniques du client (DTD ou schéma, …),
enfin, lors de la conception de plusieurs formulaires, harmoniser les différents formulaires pour éviter d’avoir une chaine de traitement par formulaire.
Le point de blocage courant est la spécification des formulaires avec les utilisateurs :

si on demande à un utilisateur de décrire un formulaire, le format est en général inexploitable par l’IT et source d’erreur,
si l’IT se charge de spécifier le formulaire sur la base du besoin métier, on rate totalement la logique utilisateur de saisie des informations.
La solution est donc la mise en place d’un format pivot qui permet de dialoguer entre l’IT et les utilisateurs, un simple fichier Excel se révèle un bon moyern de décrire un formulaire, via les étapes suivantes :

création d’un modèle d’Excel qui restreint les possibilités de saisie en terme de types de champs, de types de valeurs et permet de décrire sur un format unique les listes,
remplissage de cet Excel en workshop avec les utilisateurs,
validation de cet Excel qui tient lieu de spécification du formulaire,
développement du formulaire décrit par cet Excel,
éventuelles mises à jour de l’Excel de spécification suite aux retours des utilisateurs sur le formulaire.
Les avantages sont nombreux :

l’utilisateur participant à la création du formulaire, il adhère au projet,
le format Excel est parfaitement compréhensible par une équipe de développement informatique,
ce format Excel peut servir de référence à des travaux autour des formulaires (mappings de reprise d’existant, de transformations produits, …).
De plus, si l’Excel a été bien conçu et assez restrictif, il est même souvent possible d’automatiser en partie la création des formulaires via un générateur (à minima les listes !).

L’inconvénient principal étant qu’il faut bien sur maintenir ce fichier Excel à jour si le formulaire évolue, afin d’avoir toujours une synchronisation entre les deux.

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